Segretaria Virtuale

Segretaria Virtuale: come ti aiuta da remoto?

Una segretaria virtuale ti può aiutare in varie attività che sono ad esempio:

  • Gestione Email
  • Presentazioni in PowerPoint
  • Piccola contabilità e segreteria amministrativa
  • Creazione di documenti e piccole grafiche
  • Follow up
  • Organizzazione viaggi e riunioni
  • Ricerche su Internet
  • Progettazione e manutenzione di Siti Web
  • Gestione Social Network
  • Newsletter

E molto altro…

Segretaria Virtuale: quali sono gli strumenti utilizzati per lavorare a distanza?

Gli strumenti digitali a disposizione per lavorare online da remoto sono numerosi. Qui sotto elenco quelli che uso per il mio lavoro quotidiano.

segretaria virtuale

ORGANIZZAZIONE E GESTIONE DELL’UFFICIO VIRTUALE

  • Pacchetto Office con word, excel e powerpoint: Ovviamente il must have del lavoro di segreteria.
  • TrelloDa quando l’ho scoperto non ne posso più fare a meno. E’ la prima cosa che apro quando accendo il computer. Ho provato anche Asana e sono molto simili, ma Trello mi piace di più per l’interfaccia grafica e la facilità d’utilizzo. Qui scrivo la mia To do list, i miei progetti, le idee che mi passano per la mente e poi lo uso anche come strumento di comunicazione con i miei clienti, condividendo progetti e task.
  • Toggl: per tracciare il tempo impiegato a svolgere un compito assegnatomi.
  • Google Calendar: per la gestione degli appuntamenti.
  • Google Drive: per l’archiviazione in Cloud di documenti e per la condivisione di cartelle. Posso per esempio riordinare una cartella su Drive per un cliente, semplicemente condividendola senza dover entrare con password nel suo computer.
  • Evernote: ottimo strumento per salvare articoli, o parti di esso che mi interessano, per scrivere appunti, aggiungere segnalibri e scattare degli screenshot dello schermo che possono essere modificati o ritagliati. Consente inoltre di aggiungere commenti, frecce e altri elementi.
  • Hellosign: per firmare contratti direttamente online, senza dover scannerizzare il contratto e la firma.
  • Unroll.me: utile per  annullare velocemente l’iscrizione alle newsletter che non interessano più e gestire meglio la propria casella email.

STRUMENTI DI GRAFICA e SVILUPPO SITI WEB

  • Gimp: strumento gratuito di fotoritocco.
  • Canva/ Picktochart: per creare grafiche senza essere un graphic design. Ci sono tanti template già pronti oppure è possibile dare sfogo alla propria fantasia.
  • Spark Adobe: come sempre Adobe non delude mai e questo strumento è fantastico per creare pagine, post e video per i profili social.
  • TinyPNG: per comprimere le tue immagini png e jpeg perfettamente e utilizzarle per creare post  o pagine più leggere da caricare.
  • WordPressper creare e aggiornare siti Internet.

STRUMENTI PER COMUNICARE:

  • Skype: per videochiamate online.
  • Whatsapp/Telegram: per messaggi istantanei su telefono cellulare.
  • Facebook Messanger: ottimo sempre per messaggi istantanei. Sta diventando sempre più utile per chi vuole interagire anche con potenziali clienti, grazie alla possibilità di impostare messaggi programmati.

AUTORESPONDERS: STRUMENTI PER INVIARE NEWSLETTER

  • Mailerlite: relativamente nuovo, questo software creato da un’agenzia lituana lo trovo ottimo per la semplicità d’uso e le molteplici funzioni che offre. E’ gratis fino a 1000 iscritti.
  • Mailchimp: tra i più diffusi autoresponder, grazie alla sua completezza e alla possibilità di inviare newsletter gratis fino a 2000 iscritti.

STRUMENTI PER GESTIONE SOCIAL MEDIA

  • Postpickr: permette la pubblicazione di post su più social simultaneamente. Ha diverse funzionalità tra le quali, per esempio, creare rubriche evergreen del proprio blog e programmarne la pubblicazione automatica.
  • Hootsuite: Più completo di Postpickr perché permette di gestire anche i contest e interagire con i propri follower dalla piattaforma stessa, ma è anche più complesso.

Se vuoi saperne di più contattami.