Come aumentare la produttività e diminuire lo stress con il metodo Getting Things Done GTD

Spesso nel lavoro da casa c’è bisogno di molta disciplina e tanta organizzazione. E allora ho deciso di raccogliere nel mio blog i vari metodi che sono stati ideati dai massimi esperti del tema per cercare di rendere le nostre giornate lavorative più proficue e meno frustranti.

Il metodo di cui voglio parlarti oggi è uno tra i più famosi il Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity (GTD) di David Allen. I suo libro, tradotto in Italia come Detto, Fatto è diventato un punto di riferimento per la gestione del tempo in ambito manageriale.

IN COSA CONSISTE IL METODO GTD?

Il metodo GTD e suddiviso in 5 fasi della gestione del flusso di lavoro. Lo scopo è quello di avere ben chiaro cosa dobbiamo fare. Una volta chiarito ciò,  la  gestione delle attività sarà scorrevole se tutte le fasi verranno seguite in modo sequenziale.

Lo schema qui sotto vi riassume il processo:

metodo getting things done

Fonte: http://www.quasiorganizzata.it (dal blog di una brava illustratrice Martina Cecilia)

#1. Raccogli

In questa fase bisogna catturare tutte le cose che necessitano la nostra attenzione. Quello che dobbiamo fare, i farò e anche ciò che vorremmo fare, come ad esempio un cambiamento o un progetto futuro, stando però attenti a separare il vorrei dal devo fare. E non dimentichiamo che il metodo GTD pone le aree personali e quelle professionali sullo stesso piano perché nessuna delle due cose dovrebbe essere secondaria all’altra.

E’ importante annotare tutto in un “contenitore” fisico (come un block-notes) o digitale (come Trello o Asana per esempio, oppure l’utilissimo Evernote).

#2. Processa

Il contenitore creato nel punto precedente deve essere elaborato, almeno una volta a settimana, e svuotato per lasciare libera la mente di pensare alle cose più importanti. Meno cose si hanno nella testa e maggiore sarà la nostra produttività.

Per ogni voce presa in esame devi partire dalla domanda “Cos’è”? e una volta definito di cosa si tratta devi capire se puoi occupartene subito o no. Aiutatati con la tecnica dei 2 minuti.(ne ho parlato anche qui). Se rimandare quel compito ti richiede più tempo del farla subito, allora è meglio farla immediatamente e archiviarla.

Per le altri voci domandati via via se sono cose che puoi fare tu stesso, se possono essere delegate (ad un’Assistente Virtuale per esempio😉), rinviate oppure semplicemente cestinate. Le attività rinviate verranno segnate in una lista apposita non dimenticando di indicare anche la data in cui verranno svolte.

#3. Organizza

E’ il momento di iniziare a correlare le attività che hai segnato, definendone le priorità, raggruppandole per categorie e dividendo le azioni che si posso svolgere personalmente e quelle che si possono delegare. Ovviamente segnando tutto in un calendario e individuando anche gli obiettivi che vuoi raggiungere. Devi prendere in esame solo i compiti che hanno una data, i progetti senza vanno segnati su un’altra lista.

#4. Verifica

Controlla ogni settimana i progetti aperti, ciò che è stato fatto, cosa hai delegato, se devi spostare qualche progetto in una nuova lista o archiviarlo. Ti aiuterà a chiarirti le idee.

#5. Fai

Qui si passa all’azione! Dopo aver raccolto ed esaminato le varie attività è arrivato il momento di fare. Allen suggerisce 4 criteri per aiutarti a decidere come agire:

  1. Contesto: sei in ufficio? allora puoi lavorare, se sei fuori casa invece, devi rimandare il lavoro.
  2. Tempo necessario a svolgere l’azione: hai un impegno tra 10 minuti? allora dovresti rimandare.
  3. Energie fisiche e mentali: svolgete le attività più impegnativa nei momenti di maggiore energia.
  4. Priorità: dati i 3 criteri precedenti, qual è l’azione più importante da svolgere nell’immediato?

E’ importante portare a termine ogni singolo elemento della lista, perché ogni compito svolto deve essere visto come un piccolo scalino che ti porta al passo successivo e toglie una voce dalla lista del fare.

Questo metodo richiede un po’ di impegno all’inizio, perché richiede un cambiamento nella propria routine, ma preso il ritmo può essere davvero d’aiuto a gestire il flusso di lavoro e anche riuscire a realizzare i progetti che al momento sono solo un desiderio.

Se hai già avuto modo di sperimentarlo, lasciami un commento qui sotto.

 

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