Come gestire il tuo tempo e diventare più produttivo.

gestione del tempo

Indipendentemente dal nostro ruolo professionale, tutti cerchiamo di essere più produttivi sul lavoro.

Essere più produttivi non significa necessariamente lavorare di più, ma vuol dire lavorare in maniera più intelligente e ottenere il più possibile da ogni giornata.

Per far questo bisogna possedere delle buone capacità di gestione del tempo.

Infatti, per elaborare una valida strategia per la gestione del tempo, devi partire da te stesso. Devi capire la tua personalità, le tua priorità e organizzazione e la tua autodisciplina. Devi anche avere una buona conoscenza di quali metodi di organizzazione funzionano meglio per te in termini di pianificazione del tuo tempo.

Tenendo questo in mente, ecco i migliori consigli per rendere la tua strategia di gestione del tempo più efficace.

Valuta come passi il tuo tempo

Quando sei pronto a determinare come sfruttare al meglio il tuo tempo e aumentare la tua produttività, dovrai innanzitutto capire come impieghi la tua giornata lavorativa. Uno strumento utile è quello di creare un diario o un registro orario. Puoi passare una settimana o due a scrivere ciò che hai fatto in ogni intervallo di 15 minuti durante la giornata lavorativa. Una volta che hai scritto questo, puoi analizzarlo e capire in quali attività hai utilizzato il tuo tempo e scoprire una serie di altre preziose informazioni, tra cui:

  • dove le distrazioni si sono insinuate nella tua giornata
  • l’ora del giorno in cui sei più produttivoGestione del tempo
  • quali attività  richiedono più tempo per il loro completamento

ciò che nella tua giornata tipo occupa più tempo, che si tratti di lavoro, famiglia, svago o qualcos’altro, e ciò che occupa la maggior parte della tua vita:

  • tempo durante la giornata lavorativa (riunioni, gestione del progetto, ecc.)
  • se stai usando il tuo tempo per completare le attività più importanti

Determina le tue priorità

Hai registrato ciò che fai ogni giorno e sai con cosa hai a che fare. Ora puoi scegliere le attività più importanti e metterle in cima alla tua lista in termini di priorità. In sostanza, devi esaminare tutto ciò che fai regolarmente e dare la priorità a queste cose in termini di ciò che è:

  • Urgente
  • Importante
  • Non importante

Il modo migliore per gestire il tuo tempo è quello di spostare la tua attenzione dai compiti meno importanti a quelli che lo sono di più, cercando quindi di impedire che quest’ultimi diventino urgenti. Ciò manterrà le tue priorità più pressanti al minimo, riducendo lo stress.

Il tempo di preparazione è fondamentale

Una volta che hai le informazioni sul tuo attuale utilizzo del tempo, puoi quindi fare un piano. Preparare il tuo programma in anticipo ogni giorno ti aiuterà a gestire meglio il tuo tempo. Alcune persone lo fanno alla fine della giornata, preparandosi per il giorno seguente prima di lasciare il lavoro (io, per esempio, sono una di queste). Altre persone scelgono di alzarsi e di iniziare presto la giornata, usando questo orario per pianificare in anticipo e fissare il loro programma.

La pianificazione è tua amica

Devi programmare il tuo tempo e registrarlo in modo da sapere cosa stai facendo e quando lo stai facendo.. Dovresti determinare a che ora del giorno sei più produttivo e fare in modo di svolgere le attività più importanti in quella fascia oraria.

Usa uno strumento di pianificazione che funziona bene per te. Esistono molte app di pianificazione che ti ricorderanno quando hai appuntamenti in arrivo o le scadenze (come Google Calendar o Office 365). C’è chi preferisce ancora la classica agenda scritta. L’importante è che lo strumento scelto sia il più pratico e efficiente per te.Gestione del tempo

 Ecco alcuni suggerimenti da seguire durante la pianificazione del tempo:

Non scrivere appunti su pezzi di carta o strumenti digitali che poi dovrai trasferire sul  tuo planner in seguito. Ciò aumenta solo il rischio di disorganizzazione e mancati appuntamenti o scadenze. Invece, registra tutto direttamente nel tuo planner (io consiglio Trello).

  • Assicurati di consultare il tuo programma su base giornaliera.
  • Tieni il tuo planner sempre con te.
  • Tieni sempre un elenco delle tue priorità nel tuo planner.

Ricorda di avere un backup del tuo programma, soprattutto se hai una versione elettronica.

Mantieniti organizzato

Assicurati che l’ambiente di lavoro sia in ordine e che tutto abbia un posto. Sbarazzarsi del disordine è la prima priorità. Buttalo via, regalalo o vendilo se non ti serve. Una volta declassato, è quindi possibile impostare un sistema organizzativo. Quando sei organizzato, ti dai la migliore opportunità per aumentare la produttività.

Evitare le distrazioni

Ora che ti sei preso cura di tutto, compreso la valutazione del tuo tempo, la preparazione anticipata, la pianificazione saggia del tempo e l’organizzazione, dovrai fare qualcosa per le distrazioni che provengono dal tuo ambiente circostante. Questo include distrazioni elettroniche e distrazioni che provengono dalle persone che frequenti ogni giorno.

Durante la valutazione del tempo impiegato, hai elencato tutte le distrazioni che hai riscontrato durante la giornata. Quando si tratta di distrazioni dovute ai dispositivi elettronici, puoi disinstallare o nascondere le app che non sono necessarie per svolgere il proprio lavoro. Quando sei in modalità di lavoro “concentrato”, chiudi l’e-mail, metti il telefono in modalità silenziosa e disabilità tutte le notifiche. Quando possibile, cerca di evitare le persone che potrebbero essere fonte di distrazione.

Conclusione

Una corretta gestione del tempo aumenterà la tua produttività. Seguire i passaggi precedentemente esposti ti aiuterà a concentrarti sugli aspetti più importanti del tuo programma e sarai in grado di gestire meglio il tuo tempo in modo da essere più produttivo che mai.

Non ti resta che provare a mettere in pratica i consigli che ho appena elencato!

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