Come preparare le istruzioni per delegare efficientemente alla tua assistente virtuale.

istruzioni per delegare

Istruzione per delegare

La tua agenda è fitta di impegni e hai deciso di assumere un’assistente virtuale che ti aiuti nelle attività quotidiane. Il problema ora è che non sai come preparare le istruzioni per delegare efficientemente.

E quindi? Nessun problema, in questo articolo troverai dei suggerimenti per creare delle disposizioni il più fluide possibili perché, ricordiamoci, lo scopo di delegare è quello di alleggerire il tuo lavoro e non di aggravarlo con ulteriori compiti.

Ricorda, comunque, che la preparazione delle istruzioni richiederanno inizialmente un po’ di impegno, ma verrà tutto riguadagnato non dovendo più svolgere tu quel lavoro che ti consuma tempo, invece di dedicarti ad attività più strategiche.

Per lavorare con un’assistente virtuale non basta spiegare il lavoro al telefono e sperare di essere capiti. E’ necessario preparare delle linee guida scritte o registrate in maniera più dettagliata possibile.

Ecco quindi 3 semplici suggerimenti da seguire:

1#-Prepara risposte e modelli predefiniti per interagire con i clienti/richieste preventivo/domande ricorrenti etc.

Come vuoi che si interfacci la tua assistente virtuale con i partner, i clienti o fornitori? Redigi dei modelli avendo bene in mente le situazioni comuni in cui vi trovate a lavorare e scrivi le risposte tipo. Per esempio puoi predisporre dei modelli di email per richieste di preventivo, schede informative su servizi o prodotti etc.

2#-Anticipa i problemi comuni delineando delle regole da adottare.

Lo schema più semplice da realizzare è fornire indicazioni del tipo: “se accade X, allora fai Y”. Anticipa le problematiche che si potrebbero incontrare nel lavoro e  spiega alla tua collaboratrice da remoto fino a dove può operare in autonomia oppure dove è necessario il tuo intervento diretto.

3#-Registra lo schermo del computer per mostrare l’esecuzione di compiti con l’utilizzo di tools o piattaforme online.

Un ottimo metodo per illustrare come lavorare su piattaforme che usi nella routine quotidiana, è quello di registrare lo schermo. Esistono molti software online gratis che ti permettono di registrare velocemente lo schermo. Uno che consiglio su tutti è Loom, che permette di operare tramite un’estensione di Chrome veramente praticissima per realizzare video-registrazioni in pochi minuti.

Infine, utilizzando gli strumenti e le piattaforme più comuni sarà ovviamente più facile delegare il lavoro senza partire a spiegare tutto da zero. Valutate quindi quali strumenti scegliere per la vostra attività.

Se stai pensando a quali compiti delegare a questo link potrai trovare i servizi che offro. Contattami pure per informazioni e dubbi, ne potremo parlare anche in una prima consulenza gratuita via Skype.😉

 

 

 

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