Consigli per comunicare bene con la tua assistente virtuale

comunicare con assistente virtuale

Bene, dopo aver realizzato che non riesci a gestire il tuo business da solo e che hai bisogno assolutamente di qualcuno che ti aiuti nella sua gestione, ti sei messo a cercare l’assistente ideale (in questo post offro alcuni suggerimenti su come trovarla e sceglierla) e dopo un po’ di ricerche l’hai finalmente trovata.

Evviva! E ora? Avrai bisogno di comunicare con lei e vorrai sicuramente che le cose vadano il più liscio possibile. Se però non sai bene come definire il cosa e il come, ecco alcuni semplici suggerimenti su come creare una perfetta relazione con la tua assistente online.

       1. DEFINISCI I COMPITI DA DELEGARE

Non dare niente per scontato. Sii dettagliato nella descrizione dei compiti, soprattutto quando inizi a lavorare con una nuova assistente virtuale. Cerca di spiegare bene cosa e come vuoi che sia portato a termine l’attività che stai delegando. Non dire solo di cosa hai bisogno, ma spiega anche a voce o via email i dettagli oppure invia esempi, se possibile. All’inizio ti prenderà un po’ di tempo, ma sul lungo termine questo porterà ad instaurare una proficua collaborazione in cui la delega sarà molto più semplice e agevole. Inoltre questo “flusso di lavoro” che avrai creato, ti potrà servire anche in futuro, qualora decidessi di assumere una nuova collaboratrice online. 

 

       2. SPIEGA IL TIPO DI COMUNICAZIONE CHE PREFERISCI

E’ importante chiarire subito in che maniera preferisci collaborare ed essere tenuto aggiornato. E’ possibile che tu e la tua segretaria da remoto abbiate modi diversi di comunicare e se non viene detto, il rapporto potrebbe deteriorarsi presto e non credo sia quello che tu vuoi. Ci sono diversi canali di comunicazione, ecco quelli che suggerisco:

TIPI DI FLUSSI DI COMUNICAZIONE CHE POTRESTI PREFERIRE

  • La tua assistente virtuale sta svolgendo il compito richiesto e avvisa solo quando è completato, ponendo domande solo in caso di dubbi.
  • Viene comunicato ogni singolo passaggio dell’attività così da rimanere sempre aggiornati. Per informare velocemente si possono usare strumenti come Trello, Asana, Basecamp e diversi altri, alcuni a pagamento e altri free. Io personalmente preferisco Trello per l’interfaccia piacevole e molto intuitiva.
  • Si segue una stretta linea di guida. Nessun lavoro viene svolto al di fuori dello specifico compito, a meno che non sia stato richiesto prima. Una volta terminato un compito, si discute sul successivo prima di procedere. Questo è consigliabile soprattutto se si lavora ad ore e si cerca di non sforare il budget stabilito.

MODI DI COMUNICARE

  • Puoi usare software online come quelli citati sopra: Trello, Asana, Basecamp etc.
  • Incontri faccia-a-faccia regolari via Skype.
  • Invio di email con report dello stato di avanzamento dei compiti assegnati.

 

    3. EFFETTUA UNA REGOLARE REVISIONE

E’ vero, può sembrare noioso, ma revisionare e raddrizzare il tiro se c’è qualcosa che non piace nello svolgimento di un compito, può sicuramente apportare benefici al tuo business. Serve a mettere in chiaro i problemi o a migliorare una pratica nel lavoro e nella collaborazione; ed è bene farlo fin da subito. Con il tempo il lavoro diventerà sempre più fluido e sarà sempre meno necessario, man mano che la conoscenza e la fiducia reciproca cresce.

 

Bene, credo di aver scritto tutto e spero che tu abbia trovato dei buoni consigli per la tua collaborazione con una segretaria virtuale. Che aspetti a metterli in pratica?

 

 

 

 

 

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