Assistente Personale

Assistente Personale: può essere anche virtuale!

A differenza di un amministratore che tende a prendersi cura di una squadra, un assistente personale (PA) svolge in genere un lavoro amministrativo per conto di un individuo. Questo individuo è solitamente un manager o dirigente in un’organizzazione commerciale, senza fini di lucro o del settore pubblico. Il ruolo di un PA è quello di liberare il tempo di un dirigente dalle attività organizzative e amministrative in modo che possano dedicare il tempo massimo a compiti strategici.

Comunicare con un'assistente virtuale
Assistente Personale Virtuale

Le responsabilità includono tipicamente:

  • ponendosi come primo punto di contatto: gestione della corrispondenza e delle telefonate
  • gestire agenda e organizzare riunioni e appuntamenti, spesso controllando l’accesso al manager / dirigente
  • prenotazione e organizzazione di viaggi, trasporti e alloggio
  • organizzazione di eventi e conferenze
  • ricordando al manager / esecutore compiti e scadenze importanti
  • gestione di database e sistemi di archiviazione, compilando e preparando report, presentazioni e corrispondenza
  • implementazione e manutenzione di procedure / sistemi amministrativi
  • collaborazione con personale, fornitori e clienti
  • raccogliere e archiviare le spese

 

Skills di una PA

  • Discrezione e affidabilità: spesso sarete parte di informazioni riservate
  • Flessibilità e adattabilità
  • Buone capacità di comunicazione orale e scritta
  • Capacità organizzative e capacità di multitasking
  • La capacità di essere proattivo e prendere l’iniziativa
  • Tatto e diplomazia
  • Abilità comunicative
  • Conoscenza di pacchetti software standard e possibilità di apprendere software specifici dell’azienda, se necessario.

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