5 (+1) consigli per gestire l’email efficacemente

consigli per gestire l'email

Email Email Email!

Chi non riceve montagne di email nella propria casella di posta, soprattutto se si trova a gestire una propria attività?

Ovviamente, come assistente virtuale, non potevo non scrivere un post proprio sull’organizzazione della casella postale.

Sì perché gestire la posta elettronica richiede tempo nello svolgere attività come cancellare spam, rispondere a richieste abituali, leggere lunghe mail etc.

Ecco allora 5 metodi che uso per gestire la mia posta e risparmiare tempo.

 

  • CONTROLLO: apro la posta 2 volte al giorno, al mattino e al pomeriggio, per non farmi ossessionare dalla mania del controllo. Se c’è qualche urgenza posso essere contattata via whatsapp, altrimenti alla posta regolare si può rispondere anche 1 sola volta al giorno e ci si può dedicare alle nostre attività senza essere interrotti.

 

  • ARCHIVIO: creo cartelle e sottocartelle per archiviare la posta in base all’argomenti. Con Gmail o Outlook è molto facile creare cartelle e poi cercare un determinato nome o argomento con una semplice ricerca. In questo modo la casella risulta ordinata e di facile consultazione.

 

  • CANCELLO: elimino subito lo spam o le newsletter che non mi interessano più utilizzando Unroll.me, un tool che con pochi click permette di cancellarsi dalle newsletter.

 

  • TECNICA DEI 2 MINUTI (che ho ripreso da Andrea Giuliodori qui): se posso rispondere alla mail che sto leggendo in 2 minuti lo faccio subito, altrimenti segno la mail sulla mia to do list (di solito uso il mio amato Trello o anche su agenda cartacea)e rispondo in un secondo momento. Per velocizzare l’operazione di rispondere alla richieste più comuni, puoi creare dei template già pronti e fare un semplice copia e incolla.

 

  • RISPONDO: in base a alla mia to do list della giornata, rispondo alle mail in base ai compiti pianificati o alle urgenze del momento.

E ora un consiglio molto efficace:

DELEGA😀!

Se hai una attività e gestire le email ti pesa e ti consuma molto tempo con compiti noiosi e ripetitivi, delega ad un’assistente virtuale il loro controllo.

Dopo aver fatto una scrematura delle mail inutili o non interessanti, la tua assistente può:

  1. rispondere alle domande più frequenti con template precedentemente concordati.
  2. riportare le mail che necessitano del tuo intervento diretto.
  3. archiviare e tenere in ordine l’inbox.

Forse ti starai domandando: e come posso avere fiducia? Beh, ti consiglio affidati ad un’assistente certificata (in home page trovi la mia certificazione😉) che aderisce ad un codice etico e tutela entrambe le parti con un contratto ad hoc.

 

Spero che tu abbia trovato utili i miei consigli. Questo è il metodo che uso io, ma certamente ognuno è libero di adattare i suggerimenti come meglio ritiene giusto per se stesso e la propria organizzazione giornaliera. Io li trovo molto efficienti e da quando seguo questo schema ho recuperato molto tempo.

 

 

 

 

 

 

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